第一章  总  则

第一条  为进一步转变工作作风，规范学校会议管理，提高会议质量和效率，根据上级有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所指会议主要包括下列会议：

(一)以学校名义召开的全校性会议；

(二)学校设立的委员会、领导小组、工作小组召开的会议；

(三)由校领导或者业务主管部门召开的工作会议；

(四)由校属单位举办或者承办的有校外或者国(境)外人员参加的会议。

第三条  会议的组织和召开应当贯彻执行下列原则：

(一)精简。根据工作需要，确有必要才召开会议，可开可不开的会议一律不开；能够合并召开的会议应当统筹合并召开；能够以文件、电话、网络等形式部署工作的，原则上不再召开会议。从严审批各类纪念会、研讨会、座谈会、联欢会、茶话会和单项表彰会等。

(二)规范。会议组织及相关单位应当提前做好会议的申请、审批、筹备和组织工作，会议期间做好服务工作。应当尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、管理科学。

(三)高效。应当注重会议实际效果和质量，解决实际问题。应当充分做好会前准备工作，缩短会议时间。会议发言应当紧扣主题、突出重点、简明扼要。应当控制会议规模和会期，只安排相关单位及人员参加，不随意提高出席人员规格和扩大出席对象范围。

(四)节俭。坚持节俭办会，务实办会。学校会议原则上安排在校内召开；确需在校外举行的，应当事前经分管或者联系(以下统称分管)校领导同意(必要时报请学校主要领导批准)；不得在风景名胜区、度假区开会。会场不摆放花草，不摆设水果、香烟等，不得借会议之名大吃大喝和发放纪念品，不得组织娱乐、旅游观光等与会议无关的活动。应当从严控制会议经费，严格按照学校会议费管理的规定开支会议经费。

第四条  实行“无会周”制度。原则上每月第三周定为无会周；特殊情况确需召开会议的，应当向党委办公室、校长办公室(以下简称党政办)提出申请，经学校主要领导批准后方可召开。

第二章  会议申报与审批

第五条  加强会议的计划性。涉及全校的重要工作会议，应当列入学校工作计划，年初由党政办统筹安排。

第六条  以学校名义召开的全校性会议，由牵头承办单位提出申请，报党政办会签，经分管校领导审批，并报学校主要领导批准后方可召开。

需要提交校党委会、校长办公会审议的重要会议，由分管校领导提出建议，由校党委会或者校长办公会确定会议承办、协办单位及参会人员范围、会议议程、会议主要内容等。

确因特殊情况，由校领导主持召开的全校性临时会议(如传达上级紧急通知、部署紧急工作等)，由牵头承办单位请示分管校领导同意后召开，并事前向学校主要领导报告。

第七条  学校设立的委员会、领导小组、工作小组召开会议，由相应的委员会、领导小组、工作小组办公室或者提请召开会议的单位提出申请，报分管校领导及相应的委员会、领导小组、工作小组主要负责人审批，必要时应当报请学校主要领导同意。

第八条  由校领导或者业务主管部门主持召开的工作会议，由牵头承办单位提出申请，报分管校领导审批，必要时应当报请学校主要领导同意。

要求各单位党政主要领导参加的工作会议，应当经学校主要领导同意后方可召开。

学院(系、教学部)召开的，邀请本单位以外人员参加的会议，应当报联系校领导同意。

第九条  由校属单位举办或者承办的有校外或者国(境)外人员参加的会议，由牵头承办单位提出申请，报分管校领导审批，必要时应当报请学校主要领导同意。

举办或者承办学术会议，应当先报社科处或者科技处审核，再报分管社科或者科技工作的校领导审批。

校属单位与国际组织、外国有关团体、机构共同在国内举办或者受其委托承办会议，应当先报国际交流处审核、备案，再报分管外事工作的校领导审批。其中，国际性学术会议还应当按照前款的规定报批。应当报上级部门审批的国际会议，由国际交流处负责上报。

第十条  会议牵头承办单位应当于每周五上午12点前将会议安排向党政办报备，党政办负责按照有关规定编排和发布学校周会议安排表。

第十一条  有会议制度、章程、规则等规定的会议，会议的申报与审批按其规定执行。

第三章  会议筹备与组织

第十二条  以学校名义召开的全校性会议，综合性的由党政办负责会议的筹备、组织并承办具体会务工作，相关单位予以协助；专项性的由牵头承办单位负责会议的筹备、组织并承办具体会务工作，党政办及其他相关单位予以协助。

成立了会议工作组或者秘书处的，由会议工作组或者秘书处负责会议的筹备、组织并承办具体会务工作。

第十三条  学校设立的委员会、领导小组、工作小组召开的会议，由相应的委员会、领导小组、工作小组办公室或者提请召开会议的单位负责会议的筹备、组织并承办具体会务工作。

第十四条  由校领导或者业务主管部门主持召开的工作会议，由牵头承办单位负责会议的筹备、组织并承办具体会务工作，必要时党政办或者其他相关单位予以协助。

第十五条  由校属单位举办或者承办的有校外或者国(境)外人员参加的会议，由牵头承办单位负责会议的筹备、组织并承办具体会务工作，必要时党政办或者其他相关单位予以协助。

第十六条  校属单位承办的会议，如要请分管校领导之外的校领导出席，应当先报告党政办，由党政办协调安排。

第十七条  会议组织单位应当加强安全意识，做好安全防范工作。保卫部(处)负责学校重要会议和活动的安全保卫与秩序维护。

第十八条  有会议制度、章程、规则等规定的会议，会议的筹备与组织按其规定执行。

第四章  会议要求与纪律

第十九条  会议牵头承办单位及相关协助单位应当密切配合，按照分工认真做好会前、会中、会后的相关工作。会议前，应当认真做好拟订会议方案、报批、准备会议资料、安排会场、调试设备、通知参会人员等会议筹备及准备工作。会议中，应当做好会议签到与统计、会议记录等会务工作及会议服务工作。会议后，要抓好催办督办工作，保证会议布置的工作任务落实到位；必要时，整理好会议纪要；做好会议资料归档工作。

第二十条  严格执行会议纪律。参会人员应当按照通知要求准时到会，并履行会议签到手续；会议期间应当严肃认真，不随意走动，不交头接耳，不做与会议主题无关的事情，并将移动电话置于关闭或者静音状态。

第二十一条  严格执行会议请假制度。确因公务活动或者其他特殊情况不能参加会议，除按学校人事、干部管理规定办理请假、报告手续外，还应当向会议主持人请假，并报承办单位备案，否则视为缺席会议。

第二十二条  严格执行保密纪律。参会人员应当按照保密法规和学校保密规定的要求做好保密工作，不得泄露应当予以保密或者不宜公开的事项以及讨论中发生的分歧意见等。

第五章  附  则

第二十三条  本办法由党政办负责解释。

第二十四条  本办法自印发之日起施行。《关于切实精简会议的规定》(湘大党办发[1996]12号)、《关于召开全校性会议组织安排的实施办法》(湘大党办发[1997]2号)、《湘潭大学行政会议管理办法》(湘大政发[2001]9号)同时废止。